Leasing operacyjny samochodu osobowego w ujęciu podatkowo - księgowym - Dodatek do Gazety Podatkowej nr 71 (2259) z dnia 4.09.2025

Księgowanie leasingu bilansowo finansowego

Przyjęcie leasingowanego samochodu do ewidencji

Jeśli umowa leasingu dla potrzeb bilansowych spełnia chociaż 1 z 7 warunków określonych w art. 3 ust. 4 ustawy o rachunkowości i została zakwalifikowana jako leasing finansowy, przedmiot umowy jest wprowadzany u leasingobiorcy do ewidencji środków trwałych w wartości początkowej, którą można ustalić w sposób wskazany w pkt 7.2 Krajowego Standardu Rachunkowości nr 5 "Leasing, najem i dzierżawa" (Dz. Urz. Min. Fin. z 2018 r. poz. 77). Zgodnie z nim wartość początkową przedmiotu leasingu stanowi cena zakupu powiększona o opłatę za zawarcie umowy oraz poniesione przez leasingobiorcę bezpośrednie koszty zawarcia umowy, montażu itp. Ceną zakupu jest niższa spośród:

a) wartości rynkowej przedmiotu leasingu lub

b) wartości bieżącej opłat leasingowych, określonej za pomocą stopy procentowej leasingu lub stopy procentowej leasingobiorcy.

Jeśli w umowie została określona wartość ofertowa przedmiotu leasingu i zdaniem leasingobiorcy jest ona wiarygodna, to leasingobiorca może ją przyjąć za wartość początkową środka trwałego. Gdy przedmiotem leasingu jest samochód osobowy, który leasingobiorca będzie używał do celów mieszanych, tak określoną wartość powiększa się o niepodlegający odliczeniu VAT zawarty w sumie opłat kapitałowych (kwotę wylicza się proporcją równą udziałowi części kapitałowej we wszystkich opłatach, z wyjątkiem wartości wykupu) oraz niepodlegający odliczeniu VAT zawarty w wartości wykupu.

Do ksiąg rachunkowych samochód osobowy użytkowany w oparciu o umowę leasingu finansowego wprowadzany jest jako środek trwały, np. na podstawie dowodu księgowego "OT - Przyjęcie środka trwałego". Jego wartość początkowa ujmowana jest po stronie Wn konta 01 "Środki trwałe" oraz drugostronnie, jako zobowiązanie wobec leasingodawcy, po stronie Ma konta rozrachunków z leasingodawcą z tytułu przedmiotu leasingu. Jeśli umowa zakłada, że po jej zakończeniu leasingobiorca uzyska tytuł własności przedmiotu leasingu, bez dodatkowej opłaty lub za opłatę końcową, leasingowany samochód należy amortyzować przez okres jego ekonomicznej użyteczności. Amortyzacja powinna przebiegać według zasad stosowanych do podobnych własnych składników aktywów. Gdyby w umowie nie zawarto takich zapisów, czyli nie zakładałaby ona uzyskania tytułu własności przez leasingobiorcę po zakończeniu umowy, wtedy amortyzacji, zgodnie z pkt 7.3 KSR nr 5, trzeba dokonywać przez okres leasingu lub okres ekonomicznej użyteczności - jeśli jest krótszy.

W przypadku gdy umowę leasingu zakwalifikowano w księgach jako leasing finansowy, a dla celów podatku dochodowego jest to leasing operacyjny, limitowane koszty podatkowe dotyczące tej umowy (por. art. 16 ust. 1 pkt 49a ustawy o pdop oraz art. 23 ust. 1 pkt 47a ustawy o pdof) należy ustalać pozaksięgowo, np. statystycznie lub posiłkując się ewidencją pozabilansową.

Jeżeli leasing dla celów bilansowych jest leasingiem finansowym, a podatkowo - operacyjnym, to jak wynika z pkt 7.4 KSR nr 5, zazwyczaj leasingodawca, ze względu na przepisy o podatku dochodowym i o VAT, fakturuje opłatę podstawową w jednej pozycji (kwocie). W takiej sytuacji leasingobiorca powinien podzielić opłatę podstawową na część kapitałową i odsetkową, np. metodą równomierną. Jeżeli leasingobiorca otrzymał przygotowany przez leasingodawcę podział opłaty leasingowej na część kapitałową i odsetkową, może on zostać przyjęty jako podstawa do ich rozliczenia. Przy czym sposób podziału opłat leasingowych powinien wynikać z zapisów polityki rachunkowości. Opłaty leasingowe w części kapitałowej księgowane są na konto rozrachunków z leasingodawcą z tytułu przedmiotu leasingu, a odsetki zaliczane są do kosztów finansowych (przykład).

Wykup samochodu z leasingu

Ujęcie w księgach wykupu samochodu osobowego z leasingu finansowego zależy od tego, czy opłata końcowa (kwota wykupu) została uwzględniona w wartości początkowej tego samochodu.

Gdy w wartości początkowej leasingowanego samochodu uwzględniono kwotę wykupu, opłatę końcową dotyczącą wykupu leasingowanego samochodu rozlicza się z częścią kapitałową. Należy ją zaewidencjonować jako spłatę zobowiązania z tytułu nabycia przedmiotu leasingu. Jeśli samochód został całkowicie zamortyzowany w trakcie obowiązywania umowy leasingu, po wykupie jednostka nie będzie już dokonywała odpisów amortyzacyjnych od jego wartości, ale pozostanie on w ewidencji bilansowej. Ewentualna nadwyżka spłat nad kwotą zobowiązania obciąża pozostałe koszty operacyjne, a nadwyżka kwoty zobowiązania nad kwotą spłat odnoszona jest na pozostałe przychody operacyjne.

Natomiast gdy opłata za wykup nie została uwzględniona w wartości początkowej samochodu osobowego, wartość netto wynikającą z faktury wykupu można odnieść na zwiększenie wartości początkowej zamortyzowanego już środka trwałego. W ramach stosowanych uproszczeń wynikających z polityki rachunkowości, jeśli leasingowany samochód podlegający wykupowi został już zamortyzowany, można go wyksięgować, i po wykupie do ewidencji bilansowej wprowadzić go jako nowy środek trwały w wartości początkowej wynikającej z faktury wykupu. Pozwoli to uniknąć rozbieżności między wartością początkową tego środka trwałego dla celów bilansowych i dla celów podatkowych (gdy leasing podatkowo był leasingiem operacyjnym). Ponadto, jeśli wykupiony samochód nie będzie spełniał warunków do zaliczenia go do środków trwałych, jednostka może jego wartość odnieść jednorazowo w koszty zużycia materiałów (o ile takie rozwiązanie zostało przewidziane w polityce rachunkowości).

Przykład Założenia Jednostka w lipcu 2025 r. zawarła umowę leasingu samochodu osobowego (niebędącego pojazdem elektrycznym), który będzie wykorzystywany dla tzw. celów mieszanych. Bilansowo jest to leasing finansowy, a podatkowo - operacyjny. Umowa przewiduje, że po jej zakończeniu leasingobiorca uzyska tytuł własności samochodu za opłatę końcową. Opłaty leasingowe nie obejmują kosztów ubezpieczenia pojazdu ani kosztów jego używania. Z umowy wynika, że wartość ofertowa samochodu to 172.200 zł brutto (w tym wartość netto 140.000 zł, VAT 32.200 zł). Kwota ogółem opłat to 218.017,50 zł brutto (wartość netto 177.250 zł, VAT 40.767,50 zł), z czego: - opłata wstępna 61.500 zł brutto (wartość netto 50.000 zł, VAT 11.500 zł), - 35 miesięcznych rat po 4.120,50 zł (wartość netto 3.350 zł, VAT 770,50 zł), łącznie 144.217,50 zł (wartość netto 117.250 zł, VAT 26.967,50 zł), - wartość wykupu 12.300 zł (wartość netto 10.000 zł, VAT 2.300 zł). Leasingowany samochód osobowy będzie amortyzowany przez okres jego ekonomicznej użyteczności, tj. przez 5 lat. Koszty działalności operacyjnej jednostka rozlicza wyłącznie w zespole 4. Jednostka ustaliła kwotę VAT do aktywowania w wartości początkowej: a) udział części kapitałowej w opłatach leasingowych (bez wartości wykupu): (140.000 zł - 10.000 zł) : (117.250 zł + 50.000 zł) × 100 = 77,72795%, b) suma VAT (bez VAT od wykupu): 38.467,50 zł (26.967,50 zł + 11.500 zł), - VAT podlegający odliczeniu 19.233,75 zł (38.467,50 zł × 50%), - VAT niepodlegający odliczeniu 19.233,75 zł, czyli (38.467,50 zł - 19.233,75 zł), - VAT niepodlegający odliczeniu, przypadający na raty kapitałowe 14.950 zł, czyli 19.233,75 zł × 77,72795%, c) VAT niepodlegający odliczeniu z kwoty wykupu: 1.150 zł, czyli 2.300 zł × 50%, d) wartość początkowa z VAT niepodlegającym odliczeniu 156.100 zł, czyli 140.000 zł + 14.950 zł + 1.150 zł. Podział raty na część kapitałową i odsetkową (netto) metodą równomierną: - część odsetkowa: 1.064,29 zł, tj. (177.250 zł - 140.000 zł) : 35 rat, - część kapitałowa: 2.285,71 zł (3.350 zł - 1.064,29 zł). Dekretacja Opis operacji Kwota Konto Wn Ma 1. Faktura - opłata wstępna:                      a) wartość brutto 61.500,00 zł 30 24-91    b) kwota netto  50.000,00 zł 24-92 30    c) VAT naliczony podlegający odliczeniu (11.500 zł × 50%) 5.750,00 zł 22-2 30    d) rozliczenie VAT niepodlegającego odliczeniu od opłaty wstępnej        - kwota przypadająca na spłatę części kapitałowej (5.750 zł × 77,72795%)  4.469,36 zł 24-92 30       - kwota obciążająca koszty finansowe (5.750 zł - 4.469,36 zł) 1.280,64 zł 75-1 30 2. OT - wprowadzenie samochodu osobowego w wartości początkowej do bilansowej ewidencji środków trwałych: 156.100,00 zł 01 24-92 3. Faktura - miesięczna opłata leasingowa:                a) wartość brutto 4.120,50 zł 30 24-91    b) przeniesienie opłaty do rozliczenia (kwota netto + niepodlegający odliczeniu VAT): 3.350 zł + (770,50 zł × 50%) 3.735,25 zł 24-93 30    c) VAT naliczony podlegający odliczeniu (770,50 zł × 50%) 385,25 zł 22-2 30 4. PK - rozliczenie opłaty leasingowej:           a) część kapitałowa: 2.285,71 zł + (385,25 zł × 77,72795%)  2.585,16 zł 24-92 24-93    b) część odsetkowa: 1.064,29 zł + (385,25 zł - 299,45 zł) 1.150,09 zł 75-1 24-93 5. PK - miesięczna amortyzacja bilansowa samochodu osobowego, tj. (156.100 zł × 20%) : 12 m-cy: 2.601,67 zł 40-0 07-1 Księgowania Ustalenie kosztów podatkowych z tytułu leasingu samochodu osobowego Proporcja, w jakiej limit 150.000 zł pozostaje do wartości samochodu osobowego, wynosi: 96,09%, według wyliczenia: (150.000 zł : 156.100 zł) × 100. Wartością samochodu jest tu kwota 156.100 zł, tj. 140.000 zł + (32.200 zł × 50%). Jednostka uwzględni w rachunku podatkowym: - opłatę wstępną (stanowi w całości część kapitałową) w kwocie 53.570,18 zł, tj. [50.000 zł + (11.500 zł × 50%)] × 96,09%, - raty leasingowe w kwocie 3.635,61 zł, przy czym część kapitałowa netto to 2.285,71 zł plus VAT 525,71 zł; część odsetkowa netto to 1.064,29 zł plus VAT 244,79 zł, wyliczenie części raty ujmowanej w koszty {[2.285,71 zł + (525,71 zł × 50%)] × 96,09%} + [1.064,29 zł + (244,79 zł × 50%)].